Functionele structuur ^
De functionele structuur van het bedrijf omvat de volgende subsystemen:
• Laboratoria
• Uitgevoerde werkzaamheden
• Laboratoriumpersoneel
  -Interne communicatie
  -Externe communicatie
• Laboratoriumapparatuur
• Beheer van monsters - bewijsstukken
• Laboratoriumonderzoeken
• Beheer van resultaten
• Kwaliteitscontrole
  -Externe kwaliteitscontrole
  -Interne kwaliteitscontrole
• Wetenschappelijk beheer
• Statistische verwerking
• Gegevensbeveiliging
• Technische ondersteuning
• Publieke en internationale betrekkingen
• Financieel beheer
• Administratieve en secretariële ondersteuning

KORTE BESCHRIJVING ^
Samengevat omvatten de functies van de subsystemen:


Laboratoria ^
De ruimte in onze voorzieningen is ingericht als vier zelfstandige laboratoria: vuurwapens, gereedschappen, herstel van nummers en sleutels - sloten. Zij beschikken over de vereiste materiële en technische infrastructuur voor de toegewezen onderzoeken, en hun bouwspecificaties volgen alle moderne en internationaal aanvaarde normen.

Uitgevoerde werkzaamheden ^
Naast de activiteiten en de aangeboden overige diensten - activiteiten, zoals deze gedetailleerd op onze website worden beschreven, nemen wij deel aan:
• Onderzoeksprogramma’s,
• educatieve programma’s, evenals
• programma’s voor borging en beheer van de geleverde diensten.

Laboratoriumpersoneel ^
De personeelsstructuur wordt gedekt door:
• Interne communicatie
  Deze omvat alle entiteiten binnen het bedrijf waarmee het bedrijf communiceert, de vereiste procedures en de gegevens die worden uitgewisseld.
• Externe communicatie
  Deze omvat alle entiteiten buiten het bedrijf waarmee het bedrijf communiceert, de vereiste procedures en de gegevens die worden uitgewisseld.

Meer specifiek bestaat het personeel uit vaste en samenwerkende specialisten, waaronder: onderzoekers van vuurwapens en werktuigsporen, onderzoeker van sleutels - sloten, chemici met verschillende specialisaties, biologen, forensisch artsen, psychiaters, scheepsbouwkundigen, forensische documentonderzoekers, specialisten in vervalsing, namaak en valsmunterij, onderzoekers van digitale bewijsstukken en internet, telecommunicatiespecialisten, onderzoekers van audio - stem en video, fotografisch onderzoekers, vingerafdrukspecialisten, werktuigbouwkundige specialisten in verkeersongevallenonderzoek, specialisten in brand- en explosieonderzoek, onderzoekers in statistische analyse, economen - fiscaal adviseurs en specialisten in het opstellen van veiligheidsstudies.
Daarnaast worden voornamelijk laatstejaarsstudenten van Griekse onderwijsinstellingen ingezet, hetzij voor praktische opleiding, hetzij voor het opstellen van verschillende werkzaamheden.

Laboratoriumapparatuur ^
De apparatuur wordt voortdurend vernieuwd en verbeterd. De huidige apparatuur omvat: vergelijkingsmicroscoop verbonden met pc met speciale software, stereoscoop, afstandsmeter, endoscopen, afzuigapparaat voor chemische dampen, speciale sleuteldecoderingsmachine, speciale precisie-meetinstrumenten (schuifmaten, micrometers, geleidbaarheidsmeters enz.), analytische en precisieweegschalen, fotografietafel, fotocamera’s en videocamera’s, pc-hardware, printers, scanners, kopieerapparaat, alsook basis-kleinmateriaal (koelkasten, thermometers, mengflesjes enz.).
De organisatorische en functionele structuur van het bedrijf wordt ondersteund door speciale software voor modern beheer van onze afzonderlijke onderwerpen en activiteiten.
Onderzoeken waarvoor aanvullende apparatuur nodig is, worden uitgevoerd in speciaal daarvoor uitgeruste laboratoria.

Beheer van monsters - bewijsstukken ^

• Beheer van de voor onderzoek aangeboden voorwerpen.
  -Ontvangst.
  -Archivering.
  -Overdracht, wanneer vereist.

De verplaatsing van monsters en bewijsstukken, evenals de vereiste bemonsteringen, wordt uitgevoerd met middelen en personeel van de laboratoria, overeenkomstig de telkens geldende wetgeving, en houdt verband met de uitvoering van laboratoriumonderzoeken die noodzakelijk worden geacht voor de behandeling van de aan ons toegewezen zaken.
De monsters - bewijsstukken worden gecodeerd voordat zij het laboratorium binnenkomen en worden beheerd volgens de procedures van ons kwaliteitssysteem.

Laboratoriumonderzoeken ^

• Beheer van de voor onderzoek aangeboden voorwerpen.
  -Verwerking.

Wanneer het te onderzoeken voorwerp het laboratorium binnenkomt, draagt het een codemarkering die verwijst naar het protocol van de toegewezen zaak, zodat de interne circulatie ervan wordt verzekerd, en wordt het bewaard in een speciaal ingerichte ruimte.
Laboratoriumonderzoeken worden uitgevoerd door toepassing van wetenschappelijk-technische methoden die internationaal erkend, wetenschappelijk gedocumenteerd, juridisch toelaatbaar en in overeenstemming met de geldende wetgeving zijn. Tijdens de uitvoering worden, afhankelijk van het onderwerp, de door ons kwaliteitssysteem voorgeschreven protocollen gevolgd.
Voor onderzoeken waarvoor aanvullende apparatuur nodig is, werkt het bedrijf samen met erkende externe en universitaire laboratoria.

Beheer van resultaten ^
• Beheer van resultaten.
  -Registratie van resultaten.
  -Opstelling van rapporten.
  -Indiening van rapporten.

Het subsysteem voor resultaatbeheer van het bedrijf registreert en bewaakt alle handelingen en functies die in onze voorzieningen - laboratoria worden uitgevoerd, alsook die welke verband houden met onze gespecialiseerde medewerkers, en betreft de registratie van resultaten, de opstelling en indiening van rapporten volgens de procedures van ons kwaliteitssysteem.


Kwaliteitscontrole ^
Dit subsysteem van het bedrijf, onder toezicht van de Afdeling Kwaliteitsmanagement en de Afdeling Wetenschappelijke Ondersteuning, is verantwoordelijk voor het opstellen, registreren, bewaken, verbeteren en toepassen van alle handelingen, functies en methodologieën die in onze voorzieningen - laboratoria worden gevolgd, evenals die welke verband houden met onze gespecialiseerde medewerkers.
Kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd door registratie van resultaten op basis van kwaliteitscontrolemonsters en omvat statistische verwerking, grafische weergave en het bijhouden van controlediagrammen, zowel bij externe als interne kwaliteitscontrole.
Externe kwaliteitscontrole
Het laboratorium neemt deel aan programma’s voor laboratoriumonderzoeken van internationale netwerken waaraan meer dan honderd laboratoria deelnemen. De resultaten van de verschillende laboratoria worden voor elk laboratorium verzameld en verwerkt en gepubliceerd in internationale wetenschappelijke tijdschriften.
Interne kwaliteitscontrole
Interne kwaliteitscontrole is gebaseerd op beoordeling van de bekwaamheid van elke onderzoeker, verificatie van de laboratoriumapparatuur, regelmatige controle van referentiematerialen en regelmatige kalibratie en verbetering van methoden.

Wetenschappelijk beheer ^
Dit subsysteem, onder toezicht van de Afdeling Wetenschappelijke Ondersteuning en het Kantoor van de Juridisch Adviseur, is verantwoordelijk voor:
• Het bijhouden van een nationale en internationale wetenschappelijke, juridische en technische bibliotheek, zowel fysiek als elektronisch.
• Het onderbouwen en documenteren van zaken volgens nationaal recht, de wetenschappelijk-technische opleiding van het personeel en internationale normen.
• Onderzoek en verbetering van methodologie.
• Het bijhouden van forensische collecties van de onderzochte voorwerpen, zoals gereedschappen, sleutels - sloten, afgevuurde hulzen en kogels enz., ter ondersteuning van onderzoeken in het algemeen.
• Het bijhouden van speciale databanken van forensisch belang en het volgen van de uitgave van hun upgrades.
• Het bijhouden van speciale laboratoriumsoftware en het volgen van de uitgave van de upgrades ervan.
• Opleiding en bijscholing van het personeel van het bedrijf, met voortdurende opvolging en deelname aan nationale en internationale conferenties, seminars enz.
• Opstelling van educatieve programma’s betreffende theoretische en praktische opleiding van personeel van buitenlandse laboratoria, evenals studenten van Griekse onderwijsinstellingen.
• Uitwisseling van standpunten en samenwerking met overeenkomstige nationale of internationale instanties.
• Monitoring of de internationaal toegepaste methodologieën, zowel bij laboratoriumonderzoeken als bij overige onderzoeken, zijn gewijzigd of verbeterd, alsmede of en op welke gebieden nieuwe methoden worden toegepast.

Statistische verwerking ^
Statistische verwerking omvat het creëren van statistische databanken, met gebruik van parameters van beschrijvende statistiek, correlatie en andere, zowel voor de uitgevoerde laboratoriumonderzoeken als voor de in het algemeen toegewezen zaken, alsmede speciale statistische gegevensanalyses.

Gegevensbeveiliging ^
Dit subsysteem omvat:
• Alle noodzakelijke methodologieën en procedures waarmee het systeem wordt beschermd tegen ingrepen door niet-geautoriseerde gebruikers om laboratoriumgegevens in te voeren, bij te werken, te verwijderen of zelfs te doorzoeken, met behoud van gerechtelijke en bedrijfsvertrouwelijkheid overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
• De beveiliging van gegevens, zoals opdrachtverzoeken, onderzoeksvoorwerpen, documenten, onderzoeksresultaten en persoonsgegevens.

Technische ondersteuning ^
Dit subsysteem omvat de implementatie en ondersteuning van applicaties, evenals regelmatige inspectie van apparatuur en referentiematerialen. Indicatief worden genoemd:
• Creëren en upgraden van speciale databanken.
• Maken van back-ups en bewaring daarvan in een speciaal ingerichte ruimte.
• Regelmatige controles van apparatuur en machines.
• Regelmatige controles en upgrades van besturingssystemen en overige software.
• Opname van beelden en videosignalen van speciale machines en archivering daarvan in databanken.
• Analyse, evaluatie en monitoring van de toereikendheid van referentiematerialen enz.

Publieke en internationale betrekkingen ^
Dit subsysteem is verantwoordelijk voor:
• Het waarborgen van het publieke imago van het bedrijf. Daartoe ontwerpt en implementeert het speciale plannen gericht op het publiek, zodat de aard en kwaliteit van de geleverde diensten worden begrepen.
• Communicatie, fysiek en elektronisch, op nationaal en internationaal niveau.
• De bedrijfsorganisatie van conferenties en seminars.
• Het beheer en de afhandeling van klachten en opmerkingen van het publiek.
• Het functioneren van telefonische publieksservicelijnen.
• De website en andere interactieve hulpmiddelen, zoals cd’s en ander digitaal materiaal, gedrukt materiaal en in het algemeen elke plaats waar informatie over het bedrijf en zijn diensten wordt gepresenteerd.

Financieel beheer ^
• Om juiste beslissingen te kunnen nemen, verzamelt de bedrijfsleiding informatie over alle noodzakelijke gegevens betreffende de werking ervan. Indicatief worden genoemd:
  -De exploitatiekosten van de laboratoria en alle overige afdelingen - kantoren.
  -De kosten van laboratoriumonderzoeken.
  -De kosten van laboratoriumonderzoeken uitgevoerd door samenwerkende laboratoria.
  -De kosten van onderzoeken uitgevoerd door samenwerkende specialisten.
  -De omzet per laboratoriumsector, specialist enz.
  -De verdeling en het percentage debiteuren.
• Het Kantoor van de Fiscaal Adviseur houdt bij, controleert en bewaakt:
  -De saldi van toegewezen zaken en uitgevoerde onderzoeken.
  -De financiële kaarten van toegewezen zaken.
  -De documenten, per categorie, voor geselecteerde tijdsperioden.
  -De voorgeschreven fiscale boeken, alsmede de overige fiscale en verzekeringsverplichtingen.

Administratieve en secretariële ondersteuning ^
Het secretariaat is verantwoordelijk voor ontvangst van cliënten, beheer van vergaderingen en afspraken, bewaking van zittingsdata, beheer van financiële schulden, inning van inkomsten, communicatie met de fiscaal verantwoordelijke en beheer van verbruiksgoederen.
Concreet zijn de functies van het secretariaatssubsysteem:
• Beheer van cliënten.
  -Bijhouden van het cliëntenregister.
  -Informeren van cliënten over de fase van de zaak.
• Beheer van vergaderingen.
  -Bijhouden van het afsprakenboek.
  -Planning.
  -Annulering en verplaatsing.
  -Afdrukken van geplande afspraken, dagelijks en wekelijks.
• Bewaking van zittingsdata.
  -Bijhouden van het zittingsdataregister.
  -Afdrukken van zittingsdata, wekelijks en maandelijks.
• Beheer van financiële schulden en inning van inkomsten.
  -Informeren over verplichtingen van cliënten.
  -Openstaande zaken van cliënten.
  -Inning van schulden.
  -Registratie van ontvangsten.
  -Betaling van debetdocumenten.
  -Afdrukken van documenten.
  -Facturen voor verstrekking van documenten.
  -Ontvangstbewijzen.
  -Annuleringsdocumenten.
  -Creditdocumenten.
  -Classificatie van documenten.
  -Dagkas.
  -Informatie over financiële schulden.
• Communicatie met de fiscaal verantwoordelijke.
  -Verzending van alle documenten.
  -Verzekerings- en overige financiële verplichtingen.
• Beheer van verbruiksgoederen.
  -Bewaking van de toereikendheid van verbruiksgoederen.
  -Inkoop van verbruiksgoederen.
  -Classificatie van verbruiksgoederen.

Aanvullende mogelijkheden van het kwaliteitssysteem ^

• Koppeling van laboratoriumapparatuur aan het systeem en automatische invoer van de resultaten daarin.
• Laboratoriumcommunicatie en uitwisseling van laboratoriumgegevens met andere instanties, zoals staatslaboratoria, overige laboratoria op nationaal en internationaal niveau, gespecialiseerde onderzoekers enz.
• Communicatie en uitwisseling van overige gegevens met andere instanties - laboratoria.
• Koppeling met de Juridische Informatiebank van de Orde van Advocaten van Athene.
• Systeem voor omzetting van meeteenheden.
• Netwerkverbinding - hogesnelheidscommunicatie.
• Systeembeveiliging.